Quando i “freni” alla competitività sono “in casa” dell’Organizzazione

2018-03-25T20:49:14+02:00 25 marzo 2018|Categories: Articoli, Risorse|0 Commenti

Aggiudicarsi un bando di gara o di finanziamento è l’obiettivo ultimo da perseguire, quando si decide di partecipare.

Non di rado se l’obiettivo non si raggiunge e si continuano a ottenere risultati insoddisfacenti, si tende a chiamare in causa componenti esogene all’ambiente: i tempi ridotti, una valutazione superficiale della Commissione; oppure, più semplicemente, ci si riduce più o meno implicitamente ad attribuire il risultato alle capacità dei progettisti cui i bandi sono stati affidati.

Facile, indolore e poco responsabilizzante.

Ma se fosse davvero questo il caso, ci si dovrebbe comunque chiedere perchè si continui ad affidare un compito così importante a risorse con capacità non sufficientemente adeguate a svolgerlo con adeguata possibilità di successo e torneremmo al punto in questione.

Si presume, dunque, che, assunto che abbiamo al nostro interno risorse interne capaci e preparate, potenzialmente in grado di sviluppare progetti competitivi, ciò non sempre sembra essere sufficiente ad ottenere i risultati che ci prefiggiamo.

Raramente si ha il coraggio a questo punto di effettuare un’analisi che si focalizzi invece su cosa non ha funzionato, all’interno della propria Organizzazione.

Ciò perchè questo comporta un’autocritica impegnativa, i cui risultati potrebbero implicare interventi sulla propria organizzazione interna, che non sempre si è pronti, o si ha l’intenzione, di affrontare.

Ma se l’obiettivo è, appunto, aggiudicarsi i bandi cui si partecipa, questa è l’unica strada proficua per un’Impresa lungimirante.

Vediamo quali possono essere alcuni degli aspetti sui quali, in tal caso, varrebbe in prima battuta la pena soffermarsi e, secondo i casi e le possibilità specifiche di ogni Organizzazione, eventualmente intervenire; aspetti tutti legati strettamente tra loro:

 

1) Puntare (più) sulla qualità e non (solo) sulla quantità

“Facciamo dieci progetti in tre mesi, perchè statisticamente, su dieci se ne vincono due”. Assumiamo anche che un ragionamento del genere possa anche avere una propria base di validità (e già su questo abbiamo molti dubbi).

Ma quanto ci costa seguire questo approccio? Quale potrebbe essere un’alternativa per aggiudicarci ugualmente quei due progetti?

Invece di affidarsi alla statistica, ad esempio, potremmo guardare alla probabilità, che è cosa ben diversa.

Probabilmente, infatti, se impiegassimo i giusti tempi ad analizzare gli atti di un bando, il contesto, a lavorare sul documento, sui contenuti, sulla forma, sulla condivisione di buon pratiche interne, sulla ricerca di soluzioni innovative, potremmo raggiungere lo stesso risultato, nello stesso tempo.

Quale sarebbe però la differenza?

Nel primo caso avremmo risorse frustrate e stressate e una qualità progettuale che ne guadagna poco o niente in prospettiva.

Nel secondo, il tempo tolto allo sviluppo di altri progetti potenzialmente “interessanti” e impiegato invece sullo studio e la ricerca e la valorizzazione di nuove soluzioni, va ad accrescere, da un lato, il valore riutilizzabile in opportunità future, la formazione delle proprie risorse, la qualità complessiva della nostra offerta progettuale, dall’altro incrementa le probabilità di aggiudicazione; che è poi l’obiettivo finale della nostra azione.

 

2) Dedicare (più) tempo allo studio e alla ricerca

Dimensionare l’impegno dei propri progettisti in modo tale che non abbiano spazio per altro se non scrivere progetti significa, nel lungo periodo, inaridire la forza competitiva della propria offerta progettuale.

Il contesto e lo scenario in cui ci si muove impongono di cercare sempre e continuamente delle soluzioni discriminanti e innovative. Non solo sulle pratiche dei servizi, ma anche sul miglioramento delle metodiche progettuali complessive.

Bisogna in definitiva prevedere un tempo fisiologico e inderogabile da dedicare allo studio e alla ricerca, ma anche alla pratica più propriamente “tecnica” della progettazione d’offerta, sia svincolati dal singolo bando, sia legati ad esso.

Ritagliare e riconoscere del tempo ai progettisti per approfondire nuove soluzioni, buone pratiche, affinare la propria capacità di impostazione progettuale e di utilizzo degli strumenti informatici a disposizione, ma anche confrontarsi con altre risorse all’interno o all’esterno dell’Organizzazione, è una scelta che dovrebbe essere imposta da chi ha il ruolo per poterlo fare e non invece, come spesso accade, mal sopportata o ridotta all'”extra time.”

 

3) Ridurre i tempi di decisione

Ogni ora impiegata (male) per decidere su aspetti vincolanti inerenti il progetto è un’ora persa e che toglie potenzialità di successo. È naturalmente necessario spendere i giusti tempi nelle valutazioni strategiche e di sostenibilità economica, prima di prendere le decisioni del caso. Ma sono assolutamente da individuare ed eliminare eventuali “colli di bottiglia”, che trasformano un sostenibile e necessario impiego di tempo in uno spreco.

Processi e procedure di verifica e approvazione, seppur snelli, ma con ruoli e tempi concordati e condivisi, dovrebbero essere sempre ben chiari e praticati, specie quando si ha a che fare, come sempre si tratta in questi casi, di scadenze stringenti e improrogabili.

 

4) Attivare le eccellenze interne

Ogni Organizzazione ha al proprio interno delle competenze e delle eccellenze che portano avanti il proprio compito in campi e attività differenti. Se il progetto richiede contenuti che ricadono su temi e servizi sui quali si ha consolidata esperienza e pratiche di successo, è bene coinvolgere tali componenti, a costo di riprogrammare temporaneamente le loro attività. Il progettista deve poter attingere a tali competenze, deve poter sfruttare il valore già presente nell’Organizzazione e farlo fruttare nei progetti che lo richiedono. Se è questo il caso, chi ha la delega a decidere, ha interesse ad abilitare e, soprattutto, sostenere, il coinvolgimento delle proprie risorse produttive a supporto del progetto.

 

5) Lavorare -e premiare i risultati- per obiettivi

La qualità delle proposte presentate da un’Organizzazione in risposta a un bando è uno dei parametri più facilmente misurabili in ambito aziendale: c’è sempre una graduatoria finale che dice chi ha vinto e chi no, quale progetto è stato valutato positivamente e quale no.

Fermo restando che lo sviluppo di un’Offerta dovrebbe essere un lavoro di squadra, dove intervengono aspetti commerciali, relazionali, tecnici, interni all’Organizzazione, ciò non esclude che legare il riconoscimento del lavoro delle proprie risorse ai risultati ottenuti è, in questo caso, un approccio senz’altro fattibile e che presenta più benefici che controindicazioni.

Stimolare la competitività delle proprie risorse, aggiungendo alla loro soddisfazione personale e professionale nell’aggiudicarsi un bando, un riconoscimento formale strettamente vincolato all’obiettivo, può essere un plus che, se ben organizzato e gestito, presenta a regime una spinta motivazionale decisiva ed è, in definitiva, a conti fatti e sul medio termine, un investimento che sarà ben ripagato per l’Organizzazione.

 

L’ultimo punto è in realtà il paradigma di base da cui discendono gli altri cinque e che è, per questo motivo, quello più difficile da accettare:

 

6) Considerare l’area Progettazione dell’Organizzazione non un “costo” che pesa sul bilancio annuale, ma un “investimento” sullo sviluppo strategico e la crescita futura dell’Impresa.

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