Quali sono le attività più importanti di un progetto?

2018-01-26T13:56:12+01:0026 gennaio 2018|Categories: Articoli, Risorse|0 Commenti

Il termine “progetto” può generare ambiguità, perché è frequentemente utilizzato con un doppio significato: progetto come percorso complessivo di realizzazione di un intervento e progetto come prodotto cartaceo e stesura concreta di un disegno d’intervento.

Riferendoci alla prima accezione ci accorgiamo che ogni progetto segue un ciclo di vita, scandito, fondamentalmente, da 5 tappe: 1) ideazione, 2) attivazione, 3) progettazione, 4) realizzazione, 5) verifica.

In ognuna di queste fasi sono previste diverse attività da svolgere a carico di diversi attori coinvolti nel ciclo di vita del progetto.

Nella progettazione però, il termine “attività”, propriamente detto, si riferisce a quanto avviene nella fase di realizzazione (o implementazione) di un progetto. Essa inizia quando il promotore, i partner (ed eventualmente l’ente finanziatore) approvano il piano dettagliato di progetto e assegnano le risorse per l’esecuzione delle attività e la creazione dei prodotti e dei servizi programmati. Tale fase è, quindi, essenzialmente dedicata alla messa in opera del piano di lavoro descritto nel progetto cartaceo, così come ideato, secondo le tempistiche stabilite e con l’utilizzo delle risorse finanziarie previste dal budget preventivo.

Tali attività costituiscono il cuore del progetto e lo contraddistinguono da ogni altro programma o iniziativa. Esistono tuttavia delle attività di supporto che vengono anche dette “trasversali” o “orizzontali” (in contrapposizione alle attività proprie del progetto dette anche “verticali”): tali attività sono presenti in pressoché tutti i progetti, qualunque sia la loro natura e il loro obiettivo, e hanno lo scopo comune di assicurare la migliore gestione dei processi per il raggiungimento degli obiettivi.

In questa sede, dunque, possiamo suddividere le attività di un progetto in attività verticali (attività core, proprie del progetto) e attività orizzontali. Accade frequentemente che, nell’ambito della progettazione, viene data maggiore importanza alle attività definite appunto “core” o “principali”, proprie del progetto; mentre vengono relegate ad una minore importanza tutta una serie di attività che vengono definite come trasversali, spesso considerate come secondarie.

Tali attività sono distinte in:

  1. gestione amministrativa-contabile e coordinamento del progetto: riuniscono le azioni di governo generale del progetto che mirano a costituire il team di persone coinvolte, coordinarne le attività, nonché assicurare la gestione contabile delle risorse;
  2. comunicazione, promozione e disseminazione: comprendono le azioni di comunicazione del progetto, la promozione delle sue attività verso i destinatari delle iniziative e la diffusione dei suoi risultati oltre il limitato bacino degli utenti direttamente coinvolti, moltiplicando così i benefici generati dal progetto;
  3. monitoraggio e valutazione: riguardano le azioni programmate per il controllo dell’andamento del progetto (sia rispetto agli obiettivi e ai risultati attesi, sia rispetto ai processi di gestione e alla gestione economica) e l’adozione di eventuali azioni correttive in corso d’opera.

Queste tre attività hanno caratteristiche specifiche:

  1. richiedono l’intervento di figure professionali spesso altamente qualificate;
  2. si svolgono contemporaneamente alle attività verticali di progetto;
  3. richiedono l’investimento di risorse finanziarie.

Proprio in funzione di queste caratteristiche, le attività trasversali devono essere pianificate con cura come tutte le altre, adottando gli specifici strumenti propri della progettazione pensati ad hoc proprio per questo tipo di attività. Considerare queste attività come di secondaria importanza può avere ricadute molto problematiche, arrivando perfino a limitare e talvolta impedire la finanziabilità di un progetto. Pensiamo ad esempio al coordinamento dei soggetti che svolgono le attività di un progetto: se non chiarisco ruoli, funzioni e attività di ciascuno, come possono realizzarsi le attività previste nel progetto? Pensiamo anche alla valutazione: se le azioni programmate non raggiungono gli obiettivi, o peggio ancora, non ho programmato gli opportuni strumenti per valutare il raggiungimento degli obiettivi del mio progetto, il progetto stesso non ha ragion d’essere.

Ora possiamo rispondere alla domanda: quali sono le attività più importanti di un progetto? Tutte!

Perché tutte le attività, seppur con peso diverso, contribuiscono a raggiungere gli obiettivi del progetto. Un progetto non si riduce a un insieme di attività, e benché meno ad alcune attività importanti e ad altre meno importanti. Un progetto è tale se considerato nel suo insieme e nell’armonico equilibrio tra le diverse attività e fasi di lavoro durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Scrivi un commento

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.