5 errori da evitare nello sviluppo di un’Offerta progettuale (ovvero 5 tra i migliori modi per sprecare risorse)

2018-01-12T17:59:39+01:00 12 gennaio 2018|Categories: Articoli, Risorse|Tags: , |0 Commenti

Nel corso del processo che prende avvio dall’acquisizione del bando di interesse e dei relativi atti della procedura, per terminare con la consegna del plico di offerta, ogni Ente proponente può adottare proprie procedure, disegnate e costruite in base e in funzione della sua organizzazione interna e delle risorse disponibili.

Sono dunque diverse e variegate le modalità di norma attuate per raggiungere l’obiettivo, anche se è senz’altro possibile delineare una piattaforma organizzativa e dei workflow che sottendano idealmente, in maniera ottimale, tale processo (argomento che affronteremo in futuri articoli).

Molto comuni, invece, sono alcuni errori che di frequente si compiono durante questo iter. Vediamone 5, tra i principali (ce ne sono, naturalmente, molti altri, ma non abbiamo la presunzione di poterli elencare tutti in questa sede) e le possibili conseguenze in termini di rischio e/o impatto:

1 – Non seguire i passaggi logici di base (vedi post “I 7 passi dell’offerta progettuale”) del processo.

Posporre la fase di analisi di congruità o, peggio, di fattibilità, allo sviluppo del progetto può implicare, nel migliore dei casi, una perdita di tempo, con conseguente impatto diretto sull’utilizzo delle risorse disponibili (in alcuni casi già limitate) e, a cascata, sul loro possibile impiego alternativo su altre opportunità contestuali più promettenti. Ritrovarsi con mezza relazione tecnica sviluppata, per scoprire una base d’asta manifestamente incongrua o comunque non adeguata al potenziale economico del proponente, è frustrante per i progettisti e dannoso per l’Organizzazione per la quale essi lavorano.

2 – Trascurare l’importanza della formula di assegnazione del punteggio economico.

Può sembrare superfluo ricordarlo, ma non più di quanto in effetti lo sia: esistono varie formule di assegnazione del punteggio di offerta economica (benché, specie sulle procedure di gara d’appalto, ci siano indicazioni più o meno formali ad uniformarne l’utilizzo) e ognuna si comporta in maniera diversa, assegnando il punteggio in funzione dell’offerta economica in maniera, appunto, differente. Interpretare in maniera errata o, peggio, trascurare totalmente una semplice simulazione della formula, può significare bilanciare erroneamente la propria offerta complessiva tra valore tecnico ed economico, compromettendo di fatto fortemente le possibilità di aggiudicazione.

3 – Non considerare la variabile tempo.

Il tempo è una variabile che deve sempre rientrare nella “formula” ideale, per assemblare e rendere disponibile ai progettisti tutti gli “ingredienti” per puntare a sviluppare un’offerta competitiva. Parliamo del tempo fisiologicamente necessario a preparare tutto ciò che serve a presentare un’offerta valida. Fermo restando che spesso questo tempo è vincolato in parte dalla scadenza del bando, ma più spesso e volentieri da altre priorità e/o incombenze che toccano l’Organizzazione proponente, ignorare semplicemente un’analisi realistica per prevedere una corretta e congrua programmazione delle attività, in base all’analisi degli atti della procedura, è come – consentiteci la metafora – prevedere invariabilmente la stessa quantità di sale su una pietanza, prescindendo dalla quantità e composizione degli altri ingredienti: casualmente il piatto potrebbe venire gustoso; casualmente, appunto. Di più: non sempre aumentare le risorse per colmare la carenza di tempo paga; c’è un tempo fisiologico necessario a preparare una buona offerta; in altre parole: se in un prodotto cambiamo l’ordine dei fattori (risorse umane e tempo), in questo caso, il risultato cambia. Rischi e impatto? Un piatto troppo sciapo o troppo sapido: speriamo che la Commissione di valutazione sia di bocca buona…

4 – Non prevedere un’attività di revisione (a cura di qualcuno che non abbia sviluppato il progetto, possibilmente).

Questo, in assoluto, anche se può sembrare assurdo, è uno degli errori che si incontrano più di frequente: considerare finito e concluso un progetto quando il progettista mette giù la penna (o meglio, salva per l’ultima volta il file). Qui sarebbe il caso di dilungarsi anche su che tipologia e procedura di revisione sia opportuno implementare per puntare a un processo “ideale”, ma per ora limitiamoci a dire questo: saltre un fase di revissione, seppur minima, e una folia… Ops! Ecco cosa succede a non revisionare un articolo prima di pubblicarlo! Rischi e impatto sono chiari, ci sembra.

5 – Rispondere alle richieste e ai requisiti degli atti di gara.

Talvolta, compressi tra tempi ristretti e risorse limitate, si finisce per accontentarsi di produrre un’offerta che, semplicemente, risponde a quanto viene più o meno esplicitamente richiesto dal capitolato. Quando ci si rende conto che l’obiettivo di sviluppare un progetto eccellente non è più raggiungibile, invece di ripensare il nostro approccio al processo, ci si limita a riproporzionare l’obiettivo a sviluppare un progetto accettabile. Questa situazione, spesso, non è un errore diretto; è la conseguenza di uno o più errori precedenti (vedi errore n.1 e n.3, ad esempio) che nel complesso, non di rado, investono l’assetto e l’approccio organizzativo del Proponente. Assurge invece a titolo di errore vero e proprio quando si confonde, per scorretta impostazione o scarsa esperienza, una condizione necessaria con una sufficiente, mentre quello che è scritto sopra (ovvero “Rispondere alle richieste e ai requisiti degli atti di gara”) è, per l’esattezza, una condizione necessaria (per partecipare) ma non sufficiente (per vincere).

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